Сегодня хотел бы поднять тему, которая волнует многих ивент-специалистов: “Как выбрать технического подрядчика под проект или на долгосрочное сотрудничество”?

Вопрос является достаточно непростым потому что от того, как осуществляет свою деятельность прокатная компания зависит имидж агентства. На сколько хороша материально-техническая база и персонал тех. компании? 

Каждое мероприятие является по-своему уникальным, т.к. меняются его составляющие.  На одной и той же площадке у Вас может быть различный набор оборудования. Сегодня нужен LED-экран, а завтра — уже нет. Соответственно, и задачи абсолютно разные. Универсальных вариантов не существует.

Для лучшего понимания всех нюансов конкретного события Вам, как менеджеру проекта, так и нам необходимо техническое задание. Оно включает в себя несколько вопросов. От банальных “Что? Где? Когда?” до серьезных по электрике и ригингу конструкций. Без технического задания успех проведенного мероприятия сокращается в разы. 

Также, в связи с увеличением креатива дизайнеров событий и возросших запросов клиентов нужно знать потянет ли площадка все задуманное. На сколько хорошо администраторы понимают масштаб события.

В любом случае, без тесного взаимодействия всех участников планируемого мероприятия, получить хороший результат не всегда возможно. Мы настаиваем на встречах и инспекциях площадок, даже если не однократно на них работали. На наш взгляд, не должно быть следующих фраз в общении менеджера и тех. подрядчика: “Мы все знаем. Как-нибудь поставим и повесим”. Стоит понимать, что и на местах тоже бывают изменения.

Итак, давайте сформулируем несколько чек-боксов, чтобы понять потянет ли тех. подрядчик реализацию проекта: 

1.Соответствует ли материально техническая база подрядчика, предъявленным в ТЗ требованиям?

2.Имеет ли тех. подрядчик квалифицированный персонал со всеми допусками предъявляемыми площадкой?

3.Есть ли техническая документация на оборудование?

4.Поедет ли тех. специалист на место проведения мероприятия для уточнения возможностей воплощения всего задуманного?

5.Готов ли тех. подрядчик взаимодействовать с площадкой?

Мы очень надеемся, что данный список поможет Вам улучшить качество проводимых мероприятий и сделать правильный выбор.